活动策划清单
云顶集团很自豪能为社区提供一个娱乐场所,
反思、讨论和思考. 学院提供资源来帮助你做计划
一个成功的活动,保持了我们的高水准的专业和应得的
以举办顶级活动而闻名.
下面的清单将帮助你驾驭这个过程. 方便沟通
各种各样的校园办公室将努力使你的活动取得成功,以及
为了避免重复工作,我们鼓励所有校园社区成员
将检查表纳入他们的计划. 请随时联系
人们随时需要帮助. 预祝活动圆满成功!
关于活动
标题:
演讲者(s) /表演者(s):
日期:
时间:
地点:
目标受众:
选择日期 & Time
- 检查 活动日历 潜在的冲突. 还要搜索事件,例如 宗教节日 以及大型体育赛事.
- 考虑听众的可用性(e).g.、旅行时间、课程表).
- 如果你想让学院院长出席,发表讲话,主持会议
讨论,或以其他方式参与,请联系 总统办公室 可用性.
空间保留
- 预订座位,请联系 活动及会议服务. 请注意,课程是优先考虑的.
- 不确定? 活动和会议服务部会给你推荐一个房间,并告诉你是什么
在您正在考虑的日期和时间内可用.
预算/赞助
- 获得学院内部门的支持.
- 确定资金来源.
- 分配预算代码.
- 计划额外的人员费用,包括保安、技术人员、学生招待员、
摄影师.
设置
联系 活动及会议服务 (410-337-5054)讨论您的活动的设置需求. 需要考虑的事项:
- 虚拟或混合活动-请提交 表格请求Zoom网络研讨会或大型虚拟会议.
- A / V设备
- 音响需求(讲台、麦克风、盥洗室)
- 照明需求
- 房间布置
- 舞台上的椅子
- 面板表
- 标牌(根据要求,活动和会议服务部将向FMS索取标牌.)
- 喷雾(花)
- 水(水罐、玻璃杯)
扬声器/专家/表演者
- 为客人指定主要联系人.
- 协助选择,预订和促销联系 约翰托马斯,现场活动主持人,活动前6-8周.
- 合同. 所有的合同都应该 提交审查 在签署之前. 请给这一步两周的时间.
- 酬金. 有关付款手续,请联系 丽莎吕弗勒 请拨打410-337-6063到财务长办公室. 对于没有美国税务身份的客人,请联系 控制器的办公室 至少在活动前8周,确保所有文书工作都能完成
参观前.
- 背景资料(e).g.、简历、宣传用照片、职称
讲座).
- 安排校园护送.
- 安全的旅行行程.
- 住宿. 巴尔的摩北喜来登酒店,请拨打410-321-7400询问
云顶集团率. 云顶集团的网站还列出了其他的 酒店的建议 和驾驶指南 云顶集团和方向 页面.
- 安排地面交通和当地汽车/出租车服务. 选项列在
云顶集团和方向 在云顶集团的网站上.
- 确定在活动中介绍客人的人.
- 付款跟进.
- 发送感谢.
签书
- 确定发言者希望提供的书籍的标题.
- 至少提前六周与书店经理联系并预订图书.
- 与活动,日程安排和设施租赁安全签售地点.
- 供图书馆展示, 图书管理员联系 至少提前六周.
活动推广
- 确保为你的活动准备好宣传材料的预算.
- 为确保有充足的时间进行处理及推广,请 提交项目申请表 预定活动前6-8周.
- 事件日历 - 提交事件 致在线 事件日历. 上市前需要获得批准. 挂起的事件有
通常在2个工作日内审查和发布.
- 电子邮件- 每周的事件电子邮件发送每周一云顶集团学生,教师和工作人员.
事件从在线事件日历中提取,并包括当前事件的事件
接下来的一周.
- 采购产品数字标牌,社交媒体和广告 -请 提交项目申请表 对于任何这些营销和传播服务:
- 数字标牌 – 你的活动将出现在校园周围的平板显示器上
- 社交媒体——你的活动会被学校的社交媒体账号考虑
- 广告——你的活动有广告预算来支持外部付费广告
事件的
印刷材料
在你和通讯办公室的第一次谈话中,工作人员会
讨论,有时推荐材料和分发方法,以达到您的期望
观众. 如有必要,将安排会议. 方法不同. 这里有一些
常用工具:
- 明信片
- 邀请
- 海报
- 传单
- 程序手册
- PDF版本的传单,以电子邮件发送
- 数字显示
印刷材料时间表
请记住,通信办公室必须批准所有材料
大量分发给校外观众. 请安排充足的写作时间。
文案编辑,设计,印刷和分发您的材料. 下面的时间轴
应作为指导方针:
- 1周内完成文案、照片的整理和文案撰写
- 如果项目涉及邮寄,1周时间请求、接收和准备邮寄数据
- 2-5周的设计和编辑时间
- 印刷1-2周
- 1星期的时间准备标签
- 1周交货时间
票 & 座位
所有与门票和座位有关的问题必须与售票员讨论 活动及会议服务 员工(410-337-5054).
- 发布日期
- 预留座位或普通入场
- VIP或普通票
- 分配法
- 特殊需要部分(翻译等).)
接待/晚餐
- 预算
- 联系 祝你有个好胃口 关于菜单、价格和饮食问题(410-337-6416).
- 讨论建立 活动及会议服务 (410-337-5054). 需要考虑的项目:
- 餐桌和椅子的数量/主桌
- 鲜花或装饰品
- 最后的数
- 地方卡
- 事件的时间线/时间表
- 主机/司仪